چگونه با کارکنان مشکل ساز رفتار ‎‎‎ کنیم؟

" انسان‌ها اسا‏سا با یکدیگر متفاوتند. خواسته‌ها و ارزش‏‌هایشان نیز متفاوت است. این وظیفه ماست که به افراد ‏‏‏‏‏‏‏‏‏‎‎‎‎‎‎‎‎‎پیرامون خود این گونه بنگریم که هر کس مانند خود ما دارای معایبی است و باید در رفع آن‌ها تا حد امکان، تلاش کنیم."

به گزارش ایسنا به نقل از روزنامه دنیای اقتصاد " محیط یک شرکت مانند واحد اجتماعی خانواده، نیازمند آرامش و همدلی است که اگر مهم‏‏‏‏‏‏‏‏‏‌ترین عامل موفقیت آنها نباشد، حتما یکی از مهم‌ترین آنها خواهد بود؛ بنابراین علاوه بر نقشی که کارکنان نسبت به هم دارند، مدیر هر مجـموعه نیز باید ‏‏‏‏‏این تـوان را داشته باشد که معایب و مشکلات را بشناسد و با تدبیر آن‌ها را حل کند. همیشه اولین و بهترین اقدام برای رسیدن به آرامش، حذف عوامل مشکل‏‌ساز نیست. چه بسا اصلاح آن‌ها، الگویی مناسب برای سایرین باشد. با این مقدمه باید دانست که همه مدیران در حرفه خود با کارکنان مشکل‏‌ساز برخورد خواهند کرد؛ زیرا همیشه کارکنان مشکل‏‌ساز وجود دارند."

1. چرا کارمندان مشکل ساز این گونه هستند؟

کارمندان مشکل‏‌ساز این نوع رفتار را ساده‏‌ترین روش می‌دانند، چون احتمالا در گذشته برای‏ آنها کارساز بوده است. شاید هم بدون آگاهی این رفتارها را انتخاب می‌کنند، زمانی در برخورد با کارکنان موفق می‌شوید که بتوانید تاثیرات این رفتارهای نامطلوب را کاهش دهید. این موضوع مشابه طرز رفتار با کودکان است. مثلا اگر کودکی فریاد کشید و والدینش به او آب‌نبات دادند، وقتی اوآب‌نبات بخواهد چه می‌کنند؟ البته که دوباره فریاد می‌کشد. این تشابه دقیقا برای این نوع کارکنان هم مصداق دارد. زمانی که با آنها در محیط کار مخالفت می‌شود از عصـبانیت منفجر می‏‌شوند و پس از این که اطرافیان دست از مخالفت برداشتند، خود را برنـده بازی می‌دانند.

یک مدیر چگونه می تواند با این دسته از کارمندان رفتار کند؟

1- ارزیابی کنید

ابتدا باید بدانیم چه زمانی برخورد با این افراد واکنش بهتری دارد. اغلب ضروریست که سریع اقدام کنید تا وضعیت بدتر نشود. ولی بهتر است قبل از اقدام‏ راجع به آن خوب فکر کنید. واضح است، وقتی کارمندی با عصبانیت زیاد وارد محل کار می‏‌شود باید عکس‌العمل سریع‏‏‌تری نشان داد تا زمانی که یکی از آنها به دیگری بی‌احترامی و شکایت می‌کند! به هر شکل باید وقت مناسبی برای ارزیابی موضوع در نظر بگیرید، چون نمی‌خواهید‏ مشکل را حادتر کنید! گاهی کارمندان به دلیل اسـترس‏‌های شغـلی و غیرشغـلی (خانوادگی و غیره) مشکل‌ساز می‌شوند و اساسا مشکل‌ساز نیستند.

2- وظیفه خود را انجام دهید

همیشه بر اساس واقعیت‏ها و نه شایعه و غیبت، عمل کنید. فردی که شایعه‌پراکنی ‏می‏‌کند خودش نیز به نوبه خود، کارمندی مشکل‌ساز است. اگر شما با چشم خودتان چیزی را ندیده‏‌اید، بیشتر بررسی کنید. از افرادی که ماجرا را می دانند توضیح بخواهید و هرچه را که قبل از اقدام لازم است، جمع آوری کنید. دقت کنید خود شما بخشی از مشکل نشوید، چون وقتی خود شما به نوعی مسوول هستید، آرام و بی‌طرف ماندن بسیار مشکل است.

3-تصمیم خود را گسترش دهید

شما یک مدیر هستید و ارزش یک تصمیم درست را به خوبی می‌دانید. شاید لازم است جایی آرام و خصوصی را برای تصمیم‌گیری انتخاب کنید. به یاد داشته باشید که برای مقابله با یک مشکل ابتدا راه حل برگزینید و سپس اقدام کنید، همیشه لزومی به واکنش آنی و تحریک‏‌آمیز نیست.

4- با مشکلات روبرو شوید

از مشکلات طفره نروید. ممکن است این مساله خوشایندتان نباشد، ولی به هرحال قسمت مهمی از شغل شماست. مشکلات به خودی خود حل نمی‌شوند چه بسا حادتر هم بشوند. تصمیم گرفته‏‌اید، پس عمل کنید.

5- با رفتارها برخورد کنید نه آدم‏‌ها

هدف نهایی پیدا کردن راه حل است نه پیروزی در یک بازی! پس روی رفتارهای نامطلوب متمرکز شوید نه اینکه با آدم ها نزاع کنید. به جای اینکه بگویید: «شما همیشه دیر به محل کار می‌رسید»، بگویید: «من به افرادی نیاز دارم که سر وقت در محل کار حاضر می‌شوند». برخی رفتارهای تند و بدون قصد و نیت منفی را به خودتان نگیرید،به افراد شانس مجدد برای حل مشکلاتشان بدهید؛ چون اگر آنها احساس مسوولیت کنند، راه حل‏‌های بهتری را در درون خود می یابند.

6- سعی کنید دلایل پشت پرده مشکل را کشف کنید

به دقت به حرف‌هایشان گوش دهید. آرام، مثبت و بی‌طرف باشید و قضاوت نکنید. سوالاتتان را به صورت کلی بپرسید تا فرد نتواند در یک یا دو کلمه پاسخ دهد. صحبت‏‌هایش را قطع نکنید. راحت و آرام پاسخ دهید و با بیان جملاتی مانند «می‌فـهمم چه می‌گویید»، نشان دهید کاملابه او گوش می‏‌دهید. اگر منبع رفتارهای نامطلوب آنها را دریابید، قطعا بهتر می‌توانید به راه حل مناسبی برسید. گاهی نتیجه‌گیری از این مواجهه‏‌ها بسیار ملایم و با سرعت کمتری اتفاق می‌افتد، ولی گاهی ممکن است برای حل یک موضوع به جلسات متعددی نیاز باشد.

7-توانایی خود در حل مشکلات را بدانید

بعضی اوقات رفـع برخی مشکلات به دلیل برخی رفتارهای مبـهم که به وسیله کارکنان سر می‌زند، در حدود توانایی شما نیست؛ زیرا ممکن است آنها مشکلات روانی داشته باشند و به یک روانشناس نیاز باشد. بدانید تا چه زمانی می‏‌توانید خودتان شخـصا وارد عمـل شوید و چه موقع باید از کمکهای تخصصی دیگران استفاده کنید.

8- دستیابی به راه حل مناسب

نتیجه آرمانی در برخورد با کارکنان مشکل‏‌ساز، رسیدن به راه حل توافقی است و می‏‌دانید این گونه رفتارها ادامه دارد مگر شما به یک تعامل برسید. کارکنان لازم دارند بدانند چه رفتارهایی مطلوب و چه رفتارهایی نامطلوبند. بیان آنها به صورت شفاف از سوی مدیر، همیشه ایده‌آل بوده است. پس مطمئن شوید که کارکنان این سیگنال‌ها را از سوی شما دریافت کرده‌اند و پیامدها و نیازهای آن را درک می‌کنند.