خروج یک سازمان از فرهنگ قبیله ای و ایجاد یک فرهنگ سازمانی مبتنی بر دستورالعمل تا حدود زیادی بستگی به مدیریت دارد. مدیریت مسئول ایحاد ، حفظ و انتخاب به بهترین شیوه انجام کار و تدوین دستورالعمل است و می بایست این نکته را درک کند که مدت زمانی را که صرف تدوین دستورالعمل ها می کند با کاهش در اشتباهات و بهبود کیفیت قابل جبران است .
متاسفانه در برخی سازمانها دستور العمل ها طوری طولانی نوشته می شود که فقط توسط یک فرد کارشناس قابل استفاده هستند . این نکته را همواره می بایست مد نظر داشت که افرادی که قرار است از دستورالعمل استفاده کند ممکن است تحت استرس باشد و یا اینکه ممکن است میزان معلومات و سطح تحصیلاتشان در سطح فرد نویسنده دستورالعمل نباشد .
بنابراین این دستورالعملها نبایستی خیلی پیچیده تعیین شوند . نویسنده دستورالعمل می بایست مهارت سازمانی بالایی داشته باشد . زیرا در غیر اینصورت سازماندهی اطلاعات در قالب دستورالعمل موثر نخواهد بود . لذا لازم است در تدوین دستورالعمل مطابق مراحل زیر عمل گردد:
1- مشاده دقیق فرآیند کاری
2- سامان دهی اطلاعات و مشخص کردن ترتیب انجام کارها با استفاده از فلو دیاگرام
3- تلفیق مشاهدات و اطلاعات فودیاگرانم و نوشتن آنها در قالب دستورالعمل
4- چک کردن دستورالعمل و اطمینان حاصل کردن از دقیق و قابل استفاده بودن آن و اینکه حاوی جزئیات لازم برای انجام کار است .
5- قرار دادن دستورالعمل در دسترس کارکنان
اصول کلی در نوشتن دستورالعمل
در نوشتن دستورالعمل بر خلاف دیگر نوشته ها که در آنها استفاده ازکلمات و جملات طولانی مهارت نویسنده را می رساند ، می بایست بر مختصر و ساده بودن جملات تاکید شود . به طور کلی اصول لازم در نوشتن دستورالعمل عبارتند از :
• از جملات کوتاه استفاده شود .
• جملات می بایست به صورت امری باشند .(کلید باید روشن شود به جای کلید را روشن کنید)
• جمله باید ساده باشد و به خواننده بگوید چه کاری باید انجام دهد .
• در دستورالعمل ها نبایستی از اختصارات و مخفف ها استفاده شود.
• حتی الامکان از کلمات کوتاه استفاده شود ( مثلا زیاد کنید به جای افزایش دهید)
• هیچ گاه نبایستی فرض شود که خواننده چیزی را می داند .
• مراحل کار می بایستی به ترتیب صحیح مرتب شود .
• برای کمک به اپراتور در یافتن سریع اطلاعات هر صفحه می بایست دارای سر صفحه و عنوان باشد .
• برای شماره گذاری مراحل می بایست از 1، 2 ، 3 و ... به جای یک ، دو ، سه و ... استفاده شود .
• مراحل عملی و توضیحات می بایست در دو ستون جداگانه در دستورالعمل مشخص شوند تا خواننده بتواند سریعا از آنها استفاده کند .
• هرگونه هشدار و تذکر یا اقدام احتیاطی می بایست به طور واضح ، با حروف بزرگ و متفاوت با دیگر نوشته ها در دستورالعمل مشخص شود .
• هیچ گاه نبایستی در یک پاراگراف مراحل زیادی از کار گنجانده شود . بلکه کلیه مراحل می بایست از هم جدا قرار داده شوند .
• کلیه دستور العمل های می بایست حاوی موارد اضطراری نیز باشند . منظور از این شرایط آنهایی هستند که اپراتور در شرایط پر استرس به دنبال آنها می گردد .
• در صورت امکان بهتر است جهت ساماندهی اطلاعات در نوشتن دستور العمل از فلوچارت استفاده شود .
نظرات کاربران:
مطالب کاربردی است.
نوشتن دیدگاه